Beneficios, desafíos y puntos clave
Las herramientas eléctricas son asombrosas, pero pueden ser peligrosas si se usan sin capacitación.
Lo mismo ocurre al automatizar sus procesos de construcción con software. Está liberando un poder real que conducirá a un cambio real. En aras de la transparencia total, esta página presenta los beneficios que resultarán de una implementación adecuada, los desafíos y las posibles trampas que enfrentará, y los puntos clave que lo guiarán hacia un éxito constante.
1 — Claridad para el equipo del proyecto
C-Birt responde a la pregunta «¿Qué tengo que hacer ahora?» para todos los integrantes del equipo del proyecto, sean contratistas, gerentes de proyecto, gerentes de compras, auxiliares de almacén o representantes de ventas. Suena sencillo, pero rara vez se logra en el mundo de la construcción. C-Birt lo consigue mediante la automatización, la captura de datos en tiempo real y la integración entre departamentos.
Esta integración en tiempo real del esfuerzo humano en toda la organización no solo hace que el proyecto marche con más fluidez, sino que mejora la calidad de vida de cada integrante del equipo al darle una sensación de orden, control y previsibilidad sobre su área de responsabilidad. También reduce la necesidad de reuniones o de comunicación manual entre departamentos, y permite que cada uno «corra con la pelota» con el mínimo de complicaciones.
- Asignación de tareas en tiempo real para cada función
- Menos reuniones y menos traspasos manuales entre departamentos
- Una clara sensación de orden y control sobre el área de cada persona
Recibir tareas asignadas en tiempo real puede resultar agobiante: apenas termina una cosa, aparece otra.
Y el hecho de que no necesite reuniones para mantener coordinado al equipo no significa que las reuniones dejen de ser importantes. La gente necesita comunidad, expresar sus inquietudes y sentir el apoyo del equipo.
Y aunque la sincronización del esfuerzo de todos en la empresa es asombrosa cuando todos cumplen a la perfección con sus deberes, basta con que una o dos personas no estén a la altura para que se convierta en un lastre desproporcionado.
Las responsabilidades deben ser lo bastante acotadas como para que, cuando el proyecto avanza a toda velocidad, cada persona pueda seguir el ritmo de las nuevas tareas que aparecen cada día en su panel.
Realice reuniones regulares y breves para mantener vivo el espíritu de equipo y mostrar a la gente cómo contribuye su trabajo individual al avance del proyecto en su conjunto.
Supervise el desempeño de cada integrante de su equipo y brinde apoyo adicional a quienes tengan dificultades. Aplique las reglas con equidad y coherencia, y exija el mismo estándar a todos.
2 — Transparencia para las partes interesadas
C-Birt registra cada tarea en tiempo real, en su origen, sin ninguna captura de datos redundante. El desempeño del proyecto es transparente para el proyecto en su conjunto, dentro de cada departamento y hasta el nivel de cada gerente de proyecto o contratista.
El algoritmo de programación de C-Birt predice las fechas de inicio y terminación de cada tarea a partir de las limitaciones de recursos y del desempeño histórico, lo que permite elaborar pronósticos detallados de flujo de caja y cronogramas, a la vez que registra el desempeño actual en tiempo real. Al inicio de un proyecto, C-Birt ofrece estimaciones absolutamente realistas del tiempo de ejecución y de la magnitud del financiamiento necesario, con base en la velocidad de construcción deseada y en los ingresos por ventas esperados.
Como C-Birt automatiza por completo la nómina, se evita la «fijación discrecional de precios» del trabajo. Las tarifas quedan fijadas y solo pueden cambiarse con el permiso de las partes interesadas.
Las métricas de desempeño cruciales de
- velocidad de construcción y cumplimiento del cronograma
- control de calidad
- costos reales de materiales y mano de obra, y
- capacidad de los equipos de compras y de almacén para seguir el ritmo de la producción
se registran en tiempo real y no pueden manipularse, lo que ofrece a los financistas y a los propietarios visibilidad y confianza reales.
- Registro en tiempo real de las métricas de velocidad, calidad y costo de la obra
- La nómina automatizada fija las tarifas y evita los precios discrecionales
- Estimaciones realistas de financiamiento y de plazos antes de que comience el proyecto
El desafío de la transparencia es que expone el desempeño, lo que significa que expone a las personas. La manera en que la cultura de la empresa maneja esa vulnerabilidad de su personal marca toda la diferencia. Admito de inmediato que fallé rotundamente en esto durante mis primeros años de implementar C-Birt. Preservar la humanidad en su cultura corporativa mientras automatiza con software probablemente será uno de sus mayores desafíos. Es irónico, porque mi principal motivación para crear C-Birt era mejorar la calidad de vida de todos los que participan en el proyecto.
La equidad es importante para la moral. El buen desempeño debe reconocerse y recompensarse; el mal desempeño debe reconocerse y corregirse. Fallar en cualquiera de las dos cosas destruirá la moral. El software hace posibles ambas. Lo que marca la diferencia es el estilo con que usted lleva a cabo la recompensa y la corrección. Debe hacerse sin falta en un ambiente de apoyo y cuidado, donde en el centro de cada decisión esté el deseo genuino de promover el éxito de cada persona que de verdad quiere tener éxito.
Si hay un ambiente de miedo e intimidación, la gente se pondrá a la defensiva y se le arrebatará la vitalidad al equipo.
Cuando use C-Birt para predecir la duración y los costos del proyecto, tenga presente que el sistema va a suponer que todos los días laborables son productivos, algo que todos sabemos que no es cierto.
Haga un esfuerzo adicional para que su personal se sienta visto y valorado. Realice evaluaciones de desempeño regulares y frecuentes; no las evite. En esas evaluaciones, no pierda nunca la oportunidad de reconocer el buen trabajo. Definitivamente no quiere que la gente sienta que solo la ven cuando se equivoca.
Cuando el desempeño no alcance el nivel esperado o se infrinjan las reglas, debe intervenir con prontitud, pero con la intención de ayudar a la persona a tener éxito y con la disposición de escuchar su versión de los hechos. Señale el problema y trate de descubrir la causa de fondo mostrando un interés genuino, ofreciendo un espacio seguro para que opine y escuchando bien. Nada es más valioso que la retroalimentación honesta. Si hacen falta cambios de su parte, impleméntelos de inmediato.
Luego, dele a la persona un nuevo comienzo, una pizarra limpia para que salga a tener éxito.
Pero hay personas que nunca cumplirán, por mucho apoyo que les brinde. Siga el proceso, deles la oportunidad de ser escuchadas y de mejorar; si queda claro que no pueden o no quieren cumplir, cumpla con su deber hacia el equipo y déjelas en libertad.
Al usar el software para predecir la duración del proyecto (que determina el costo total, el flujo de caja y la magnitud del financiamiento), incluya tiempos muertos. Una manera sencilla: si planea trabajar 22 días al mes, haga sus planes suponiendo de 18 a 20 días al mes.
3 — Integración entre departamentos
Los equipos de Gestión de Proyectos, Compras, Almacén, Ventas y Nómina/Administración están todos conectados mediante C-Birt a una única fuente de verdad. Los equipos pueden ejecutar sus funciones con confianza, sabiendo que la información con la que trabajan es real.
Por ejemplo, supongamos que existe una mejora opcional de energía solar para los propietarios, pero para evitar costosas modificaciones posteriores el equipo de gestión del proyecto debe saber si se eligió esta opción antes de que se vacíen los muros de la unidad. Como C-Birt registra la construcción de cada unidad en tiempo real, el sistema proporciona fechas límite al equipo de ventas. Si un representante de ventas intenta vender esta mejora después de que los muros ya se vaciaron, el sistema bloqueará la mejora. A la inversa, si el representante vende una mejora para una unidad determinada, cuando el equipo del proyecto llegue a construir esa unidad sabrá que se eligió la mejora solar y que debe instalarse. Del mismo modo, el cronograma de compras se actualizará para incluir la compra de todo lo relacionado con esa mejora para esa unidad.
El mismo patrón se aplica a los muchos otros cambios que ocurren constantemente en las obras: los cambios se permiten o se prohíben según las políticas; los cambios aprobados se propagan sin fricciones a las tareas de cada departamento y de cada integrante del equipo. Decir que esto reduce la carga de comunicación de dirigir un proyecto de construcción es quedarse corto. De hecho, el sistema coordina tan bien el esfuerzo del equipo que la productividad diaria del proyecto llega a darse por sentada.
- Una única fuente de verdad compartida por todos los departamentos
- Reglas basadas en políticas permiten o bloquean los cambios automáticamente
- Los cambios aprobados se propagan a las tareas de cada equipo afectado
La integración entre departamentos es, sin duda, el beneficio más transformador de C-Birt. Pero es un arma de doble filo. La información errónea se propaga por el sistema con la misma facilidad que la verdad. Ahora que todos están interconectados, los errores tienen mayor potencial de causar daño. Si las transacciones se registran de manera inexacta —o peor aún, se realizan por completo fuera del sistema— C-Birt pasa de ser una única fuente de verdad a ser una única fuente de mentiras.
C-Birt es de los que lo quieren todo o nada. Cada persona, en cada departamento, debe estar totalmente comprometida. De lo contrario, sencillamente no funcionará. Dicho esto, cada vez que le he mostrado C-Birt a personas que han trabajado con empresas constructoras —ya sea como gerentes de proyecto o en compras, almacén, ventas o nómina— su respuesta es: «¿¡Cuándo podemos empezar a usarlo!?». Convencer a todo el equipo de la empresa de que adopte C-Birt no debería ser difícil: el sistema está diseñado para facilitar los flujos de trabajo que la gente ya tiene, no para crear formas nuevas de hacer las cosas ni para obligar a torcer artificialmente los flujos de trabajo reales a fin de adaptarlos al software.
Pero la adopción de C-Birt debe ser impulsada desde el nivel más alto de la empresa, sin tolerar nada menos que un cumplimiento del 100 %.
4 — Control de calidad
C-Birt está diseñado para hacer cumplir una regla cardinal: ¡nunca pagar por trabajo incompleto!
No hay una manera más eficaz de controlar la calidad en una obra que retener el pago por el trabajo incompleto o deficiente. Pero hacer cumplir esta regla se les escapa a la mayoría.
C-Birt hace posible aplicar esta regla mediante
- la división de la ejecución en tareas independientes, normalmente de 1 o 2 días de duración
- listas de verificación detalladas
- la vinculación de la nómina al cumplimiento de los criterios de la lista de verificación.
Solo esta función ya cambia las reglas del juego. Pagar por trabajo incompleto o mal hecho retrasa el proyecto, desperdicia material, exige costosos retrabajos y aumenta exponencialmente la carga de gestión. En última instancia, ese tiempo y esfuerzo adicionales aumentan el costo y reducen la utilidad. Hacerlo bien desde la primera vez simplifica mucho la vida: el equipo del proyecto tiene mejor calidad de vida, las partes interesadas ganan más dinero y los clientes reciben un mejor producto.
- Tareas independientes de 1 a 2 días con listas de verificación detalladas
- La nómina depende de que se complete la lista de verificación
- El retrabajo, el desperdicio y las reinspecciones se reducen drásticamente
Dividir el trabajo en tareas independientes y crear listas de verificación detalladas y significativas que garanticen que el trabajo se haga bien implicará tiempo y esfuerzo adicionales en la fase de planificación. El equipo de C-Birt hará el trabajo pesado, pero necesitaremos su aporte y sus comentarios para perfeccionarlo para su operación específica.
Cualquier cosa fuera del control del contratista que le impida terminar la tarea anulará su capacidad de no pagarle por trabajo incompleto. Por ejemplo, si se acaba la lechada, igual tendrá que pagar al instalador de baldosas por su trabajo, aunque todavía no haya sellado las juntas.
Los gerentes de proyecto tienden a hacerse amigos de sus contratistas y pueden dejar pasar una inspección con trabajo que debió reprobarse.
Es difícil hacer cumplir esta regla cuando se tienen contratos de suministro e instalación (S&I) con el proveedor. El proveedor es quien le paga al instalador, y este cobra tanto si usted queda satisfecho con el trabajo como si no.
Prevea dedicar un poco más de tiempo a la planificación. (La buena noticia: una vez que lo haya hecho para un tipo de edificación, puede omitir este paso, o hacer solo pequeños ajustes, en cualquier proyecto futuro donde reutilice ese tipo de edificación.)
Mantenga al día todo lo que usted es responsable de proporcionar al contratista: compras, entrega de materiales en el frente de obra, permisos, equipos, electricidad, etc., de modo que no haya excusa para no terminar una tarea al 100 %. (La buena noticia: C-Birt automatiza por completo tanto las compras como la logística de entrega en el campo.)
Verifique dos veces el trabajo terminado para mantener honestos a los gerentes de proyecto. C-Birt está diseñado para la revisión obligatoria del trabajo por parte del gerente de proyecto y luego por los inspectores de control de calidad; y, de forma opcional, por el gerente de proyecto principal o incluso por la alta dirección. Cuando un trabajo no pasa la inspección, se elimina de inmediato de la nómina y el equipo queda suspendido para recibir nuevo trabajo. Y aprobar un trabajo que luego no pasa la inspección pasa a formar parte de la evaluación de desempeño de ese gerente de proyecto o inspector de control de calidad.
Evite el suministro e instalación (S&I) por parte del proveedor, si es posible. Los resultados pueden variar, pero yo nunca he quedado satisfecho con el S&I. El control de calidad no es el único problema: en lugar de llegar a la obra a instalar cuando la primera casa esté lista, esperarán hasta que tenga 5 o 10 casas listas. Eso tiene sentido para el proveedor, pero desbarata su cronograma.
5 — Un avance en logística
Llevar el material del almacén al lugar de la obra donde se necesita, justo cuando se necesita, es difícil.
Si se busca velocidad de producción, se dejará el material en la obra con anticipación. El problema es la pérdida de control: con el material a la mano, los contratistas pueden empezar una tarea antes de que esté completamente lista para ejecutarse, o antes de haber terminado su trabajo en curso (acaparamiento de trabajo). Esto lleva a la pérdida del control de calidad, lo cual es un desastre. Además, la mercancía puede dañarse o robarse.
Si se busca el control y solo se entrega la mercancía el día en que se necesita, se creará un cuello de botella y la producción se resentirá. C-Birt resuelve este problema de una manera que preserva tanto la velocidad como el control.
Una vez más, este beneficio por sí solo cambia las reglas del juego. En un proyecto en Jamaica, el tiempo de producción de una casa de 900 pies cuadrados (unos 84 m²) pasó de 200 días a 90 días al implementar este sistema.
- El material se entrega según la disposición real de la tarea, no por conjeturas
- Evita el acaparamiento de trabajo y los inicios fuera de secuencia
- Preserva tanto la velocidad de producción como el control de la obra
Parte del secreto de este avance logístico es que los gerentes de proyecto comparten con el equipo de almacén la responsabilidad de entregar el material a sus cuadrillas. Esto queda fuera de la responsabilidad tradicional de los gerentes de proyecto, y es posible que se resistan.
Convenza a sus gerentes de proyecto de los beneficios de este sistema para su productividad (que son enormes) y ofrézcales incentivos según sea necesario. Si eso no funciona, contrate a unas cuantas personas adicionales para el equipo de almacén y deje que ellas releven a los gerentes de esta responsabilidad. De cualquier manera, vale la pena.
6 — Subsidiariedad: distribución de la responsabilidad
Se logra mayor productividad, rentabilidad y confiabilidad cuando la responsabilidad se delega al nivel más bajo posible de la organización. Hay además el beneficio adicional de que cada integrante del equipo —incluso los del nivel más bajo— tiene una percepción concreta de su importancia para la operación. Es una situación en la que todos ganan cuando cada integrante del equipo tiene un área de responsabilidad definida y bastante acotada, en la que sus tareas están claramente establecidas, el éxito se puede alcanzar de forma previsible y el desempeño es objetivamente medible y es reconocido y recompensado de manera constante por sus supervisores. Todos ganan porque, en este escenario, los gerentes pueden ser verdaderos gerentes: ya sin estar en modo de crisis, tienen la libertad de observar al equipo en acción, detectar las excepciones y reforzar los logros. Y para las partes interesadas es una posición mucho más tranquilizadora: en lugar de depender de un «Súper Gerente de Proyecto» que mantenga unida la operación (lo cual es ineficiente y vulnerable a un desastre si esa persona se va), tienen la seguridad de que, como el sistema delega tareas en tiempo real a cada persona, el sistema seguirá funcionando sin importar quién entre o salga del equipo.
Además, es fácil incorporar a nuevos integrantes, porque el sistema delimita con tanta claridad la función de cada persona.
- Responsabilidades claramente definidas y alcanzables para cada función
- Los gerentes pasan del modo de crisis a la gestión propiamente dicha
- Ningún punto único de falla si una persona se va
La creación automática de tareas es el latido de C-Birt, ¡y sencillamente funciona, sin intervención! Sin embargo, hay un par de cosas que vigilar: si define las responsabilidades de alguien de forma demasiado amplia, se le asignarán más tareas de las que pueda manejar. Y si alguien del equipo no completa sus tareas, a las personas que están aguas abajo no se les emitirán sus nuevas tareas.
Asigne las responsabilidades con cuidado, revise de manera continua la carga de trabajo relativa de cada integrante del equipo y redistribuya las responsabilidades según sea necesario para mantener las cosas justas y alcanzables.
Supervise el desempeño y apoye a cualquier integrante del equipo que esté incumpliendo los plazos de terminación de sus tareas.
7 — Previsibilidad y replicabilidad
Lo que nos lleva al beneficio del desempeño previsible y repetible. No basta con completar con éxito un proyecto. También debemos poder repetir el desempeño con absoluta confianza. Lo que aprendimos en el proyecto debe quedar registrado de forma permanente y pasar a formar parte del ADN de la empresa. Y cuando pasemos al siguiente proyecto, debemos poder comenzar con un equipo completamente nuevo y tener, aun así, la misma confianza y previsibilidad. C-Birt garantiza todos estos beneficios. No solo las partes interesadas tienen confianza para asumir nuevos proyectos, sino que ahora el enfoque de la gerencia puede pasar de administrar la operación (léase «¡tratar de poner orden en el caos cada día!») a mejorar la operación: reducir costos, perfeccionar diseños o rediseñar procesos.
- El conocimiento institucional perdura más allá de cualquier equipo
- Los equipos nuevos se incorporan con el mismo manual de juego, no con conocimiento tribal
- El tiempo de la gerencia pasa de apagar incendios a mejorar
La estructura y la previsibilidad son estupendas y generan confianza en el equipo. Y tener un conjunto de responsabilidades claramente definido y poder mantenerlas siempre al día también es estupendo. Sin embargo, a la gente le gusta seguir aprendiendo, y aunque es genial despachar sus tareas semana tras semana, puede resultar aburrido tener un enfoque tan estrecho.
Considere rotar las responsabilidades dentro del equipo, de modo que cada persona termine con una experiencia amplia y no se adormezca en una sola especialidad.
8 — Escalabilidad
Al reducir la carga de gestión y ofrecer transparencia en tiempo real a las partes interesadas, C-Birt permite ampliar las operaciones. La ampliación puede lograrse aumentando la velocidad de construcción de un proyecto o ejecutando varios proyectos simultáneamente.
La integración y la automatización de las compras con la ejecución del proyecto llevan de forma natural a la optimización. El mismo equipo de compras puede atender ahora las necesidades de varios proyectos a la vez. La automatización de la nómina implica lo mismo para el equipo administrativo.
La facilidad para incorporar nuevos integrantes al equipo, la conservación del conocimiento dentro del sistema y la transparencia del desempeño permiten replicar equipos y supervisar con confianza varios proyectos simultáneos.
- Un solo equipo de compras y administración puede atender varios proyectos
- Una incorporación más rápida preserva la calidad a medida que crece el personal
- Supervisión confiable de varios proyectos simultáneos a la vez
La única manera práctica de acelerar un proyecto es tener equipos en paralelo trabajando en diferentes secciones del proyecto al mismo tiempo. La velocidad de construcción dentro de cada equipo sigue igual, pero la velocidad total se duplica si se agrega un segundo equipo. Por lo general, sus necesidades de financiamiento más que se duplicarán, porque tendrá mucho inventario sin vender sobre el terreno. Sus gastos generales serán mayores, de modo que cualquier retraso será más doloroso.
El espacio de almacén es otro posible cuello de botella.
La logística de ejecutar proyectos en paralelo es menos exigente que la de acelerar un solo proyecto, siempre que se cuente con equipos sólidos y bien capacitados en ambos lugares.
C-Birt pone la escalabilidad al alcance de la mano y le da una vista previa precisa de sus necesidades de financiamiento, mano de obra, compras y almacén. Si dispone de todos esos recursos, adelante.
Hay más de lo que podemos enumerar en una página.
La eliminación del fraude en la nómina, el acceso más fácil al financiamiento, menos desperdicio de material, obras más limpias: en los detalles es donde los beneficios de C-Birt se vuelven creíbles. Permítanos mostrárselo en una demostración real.