Más despacio, construya más rápido

Pregunta: Supongamos que está construyendo 501 casas. Hay 100 tareas por casa. Cada tarea toma 1 día y tiene 1 equipo dedicado para cada tarea. El Día 100 se termina la primera casa, y otras 99 casas la siguen en producción. Cada día después del Día 100 se termina otra casa. ¿Cuánto falta para que las 501 casas estén terminadas?

Respuesta: 100 (para la 1.ª casa) + 500 (1 casa por día × 500) = 600 días.

Pregunta: Se da cuenta de que la calidad está sufriendo porque 1 día es demasiado apresurado para algunas de las tareas. En 50 de las 100 tareas, duplica la duración a 2 días. Tiene 1 equipo dedicado para cada tarea de 1 día y 2 equipos dedicados para cada tarea de 2 días. Su primera casa ahora tarda 150 días en terminarse. ¿Cuánto falta para que las 501 casas estén terminadas?

Respuesta: 150 (para la 1.ª casa) + 500 (1 casa por día × 500) = 650 días

Increíble, ¿verdad? Intuitivamente pensaría que agregar 50 días a la producción de 1 casa agregaría MUCHO más de 50 días a la producción de 500 casas. ¿Cómo es posible?

El secreto es que, para cada actividad de 2 días de duración, siempre hay 2 de esas actividades en curso al mismo tiempo. Eso significa que cada 2 días se completan 2 de estas tareas, que es la misma velocidad que completar 1 por día. Así que, sí, su 1.ª casa tardará 50 días más en terminarse, pero cada día después de eso sigue completando 1 casa más.

¡Vaya!

Pero se pone aún mejor.

Supongamos que, cuando se imponía la duración de 1 día en las 100 tareas, 1 de cada 5 tareas se hacía mal y requería 1 día de retrabajo para corregirse. En este proyecto hay 50,100 tareas. Esto significa que 10,020 de ellas necesitan retrabajo. Su equipo promedia 83.5 tareas por día, así que el retrabajo tomará 120 días.

¿Resultado? Su duración real en el 1.er escenario es 600 + 120 = 720 días.

Si hay cero retrabajo en el 2.º escenario, el mayor tiempo de construcción por casa da un proyecto más rápido en conjunto.

Pero no solo eso: es mejor tener duraciones planificadas realistas y asignar recursos en consecuencia. De lo contrario, solo se engaña a sí mismo. Si presupuestó 2 días para una tarea, pero descubre que regularmente toma 3 días, acepte la duración de 3 días y asegúrese de tener siempre 3 equipos dedicados y 3 de estas actividades en curso en todo momento. Entonces producirá 3 tareas completadas cada 3 días, que es exactamente lo que necesita para mantener su ritmo de producción de 1 casa por día. Esto es obviamente mejor que tener 2 equipos intentando hacer la tarea en 2 días y fallando la mitad de las veces.

Sí, hay una contrapartida por permitir una duración más larga por casa: tendrá más casas en producción a la vez. En nuestro ejemplo teníamos 150 en producción en el 2.º escenario, frente a solo 100 en el 1.º. ¿O no? Recuerde que en el 1.er escenario teníamos más de 10,000 tareas por rehacer, así que, aunque planeábamos tener solo 100 casas en producción, probablemente estaremos más cerca de 200 si contamos las que están «terminadas» pero tienen una larga lista de retrabajo.

Conclusión: insista en el 100 % de terminación con cero defectos en todas las tareas y, partiendo de ese requisito, trabaje hacia atrás para establecer las duraciones planificadas. Sencillamente no hay una manera más poderosa de cumplir el cronograma de un proyecto que eliminar el retrabajo. Una vez fijadas las duraciones, asigne más equipos a las actividades de mayor duración hasta lograr la misma tasa de producción diaria en cada actividad de la obra. Aumentará la previsibilidad, la rentabilidad y la calidad, a la vez que reducirá enormemente el estrés. ¿Qué no le gustaría?